Dasar Pemberitahuan

1.1

Tujuan Dasar Pemberi Maklumat ini (“Dasar”) adalah untuk menyediakan mekanisme yang selamat, sulit dan mudah diakses untuk Pekerja dan pihak berkepentingan lain yang berkaitan untuk melaporkan, dengan niat baik, sebarang salah laku, salah laku atau tingkah laku tidak beretika yang disyaki yang melibatkan Epoch Digital Pte. Ltd. Syarikat komited untuk menegakkan piawaian integriti, ketelusan dan akauntabiliti tertinggi, serta mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang terpakai dalam bidang kuasa tempat ia beroperasi.

2.1

“ Syarikat ” merujuk kepada Epoch Digital Pte. Ltd., syarikat induk muktamad Epoch Digital Group, dan, jika berkenaan, entiti pekerjaan tempatan yang berkaitan yang telah memeterai Perjanjian Pekerjaan dengan Pekerja (termasuk Epoch DC Pte. Ltd. di Singapura), bersama-sama dengan syarikat berkaitan, syarikat usaha sama, sekutu dan anak syarikat mereka (secara kolektif, “Epoch Digital Group”, “Syarikat”, atau “kami”).

2.2

“ Pekerja ” merujuk kepada mana-mana individu yang telah memeterai Perjanjian Pekerjaan dengan Syarikat.

2.3

“ Jawatankuasa Pengurusan Pemberi Maklumat ” bermaksud individu yang diberi kuasa oleh Epoch Digital Group, termasuk Pekerja syarikat induk atau syarikat induk muktamadnya, yang mempunyai kuasa membuat keputusan eksekutif.

2.4

“ Panel Tadbir Urus ” merujuk kepada Pengarah Kewangan dan Pengurus Sumber Manusia, yang bertanggungjawab menyelia dan mentadbir Dasar Pemberi Maklumat Syarikat, memantau pematuhan dan mengemukakan isu-isu penting kepada Pihak Pengurusan mengikut kesesuaian.

3.1

Perkara yang boleh dilaporkan di bawah Dasar ini termasuk, tetapi tidak terhad kepada:

• Penipuan, kecurian, rasuah, rasuah atau salah laku kewangan;
• Pelanggaran mana-mana undang-undang, peraturan atau kewajipan undang-undang;
• Konflik kepentingan yang serius tanpa pendedahan yang sewajarnya;
• Pelanggaran dasar, kod tatalaku atau kawalan dalaman Syarikat;
• Penyembunyian maklumat yang berkaitan dengan mana-mana perkara di atas secara sengaja;
• Kelakuan yang mengelirukan atau menipu berkaitan dengan pelaporan atau audit kewangan;
• Pelanggaran kesihatan, keselamatan, alam sekitar atau hak asasi manusia; dan
• Sebarang kelakuan tidak wajar serius lain yang boleh menyebabkan kerosakan kewangan atau reputasi Syarikat.

3.2

Dasar ini tidak menggantikan Dasar Aduan Syarikat untuk perkara berkaitan pekerjaan rutin melainkan perkara tersebut melibatkan salah laku yang serius atau pelanggaran undang-undang.

4.1

Laporan boleh dibuat melalui mana-mana saluran berikut:

• Ketua Fungsian
• Mana-mana ahli Panel Tadbir Urus (Pengarah Kewangan / Pengurus Sumber Manusia)
• Mana-mana ahli Jawatankuasa Pengurusan Pemberi Maklumat (CEO, COO, CRO)

4.2

Laporan sebaiknya dibuat secara bertulis menggunakan Borang Laporan Pemberi Maklumat (Lampiran 1), tetapi laporan lisan juga boleh dibuat jika pemberi maklumat tidak selesa untuk mengemukakan laporan bertulis.

5.1

Semua laporan akan dikendalikan dengan kerahsiaan yang ketat dan berdasarkan keperluan untuk mengetahui. Identiti pemberi maklumat akan dilindungi sepenuhnya , tertakluk kepada keperluan undang-undang.

5.2

Syarikat akan memproses semua data peribadi mengikut undang-undang perlindungan dan privasi data yang terpakai, termasuk GDPR, PDPA dan peraturan tempatan yang setara. Sekiranya pemindahan data rentas sempadan diperlukan, perlindungan yang sesuai akan dilaksanakan.

6.1

Syarikat melarang keras tindakan balas terhadap mana-mana pemberi maklumat yang, dengan niat baik, melaporkan kebimbangan atau mengambil bahagian dalam siasatan.

6.2

Tindakan balas termasuk, tetapi tidak terhad kepada, pemecatan, penurunan pangkat, penggantungan, gangguan, intimidasi, diskriminasi atau sebarang tindakan pekerjaan yang buruk. Mana-mana pekerja yang didapati terlibat dalam tindakan balas akan tertakluk kepada tindakan tatatertib, sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan.

7.1

Semua laporan akan dinilai dan disiasat dengan segera, secara saksama dan bebas. Siasatan boleh dijalankan oleh Jawatankuasa Pemberi Maklumat, Panel Tadbir Urus atau pihak luar yang bebas, bergantung pada jenis dakwaan tersebut.

7.2

Syarikat akan menggunakan usaha yang munasabah untuk menyelesaikan siasatan tepat pada masanya, tertakluk kepada kerumitan perkara tersebut. Jika sesuai, pemberi maklumat akan dimaklumkan tentang keputusan penutupan.

8.1

Laporan tanpa nama akan diterima dan dinilai. Walaupun anonimiti mungkin mengehadkan keupayaan Syarikat untuk menyiasat sepenuhnya, laporan yang disokong oleh butiran yang mencukupi atau bukti yang boleh dipercayai akan disemak dan mungkin disiasat mengikut budi bicara Syarikat.

9.1

Laporan yang dibuat dengan niat baik yang kemudiannya tidak berasas tidak akan mengakibatkan tindakan tatatertib. Walau bagaimanapun, laporan yang disengajakan palsu, berniat jahat atau berniat jahat boleh mengakibatkan tindakan tatatertib mengikut Buku Panduan Pekerja dan undang-undang yang terpakai.

10.1

Rekod berkaitan laporan dan siasatan pendedahan maklumat hendaklah disimpan untuk tempoh minimum lima (5) tahun atau lebih lama jika dikehendaki oleh undang-undang yang terpakai.

11.1

Kegagalan untuk mematuhi Dasar ini boleh mengakibatkan tindakan tatatertib, sehingga dan termasuk penamatan pekerjaan, selaras dengan Buku Panduan Pekerja dan undang-undang yang terpakai.

11.2

Dasar ini hendaklah ditafsirkan mengikut undang-undang dan peraturan tempatan yang terpakai di bidang kuasa tempat laporan itu timbul. Sekiranya terdapat konflik, piawaian perlindungan yang lebih tinggi untuk pemberi maklumat hendaklah terpakai.

11.3

Dasar ini tertakluk kepada semakan berkala oleh Syarikat dan boleh disemak semula secara berkala untuk memastikan kekukuhan Dasar ini dan untuk mencerminkan sebarang perubahan dalam operasi atau proses Syarikat atau undang-undang dan piawaian yang terpakai.