举报政策

1.1

本举报人政策（“政策”）的目的是为员工和其他相关利益攸关方提供一个安全、保密和便捷的机制，以便他们能够真诚地举报任何涉嫌与 Epoch Digital Pte. Ltd. 有关的不当行为、违法行为或不道德行为。公司致力于维护最高的诚信、透明度和问责制标准，并遵守其运营所在司法管辖区的所有适用法律法规。

2.1

“公司”指 Epoch Digital Pte. Ltd.，即 Epoch Digital Group 的最终控股公司，以及（如适用）与雇员签订雇佣协议的相关当地雇佣实体（包括新加坡的 Epoch DC Pte. Ltd.），以及它们的关联公司、合资公司、附属公司和子公司（统称为“Epoch Digital Group”、“公司”或“我们”）。

2.2

“员工”是指与公司签订雇佣协议的任何个人。

2.3

“举报人管理委员会”是指 Epoch Digital Group 的授权人员，包括其母公司或最终控股公司的员工，他们具有执行决策权。

2.4

“治理小组”是指财务总监和人力资源经理，负责监督和管理公司的举报人政策，监控合规情况，并酌情将重大问题上报管理层。

3.1

根据本政策，应报告事项包括但不限于：

• 欺诈、盗窃、腐败、贿赂或金融不当行为；
• 违反任何法律、法规或法律义务；
• 存在严重的利益冲突但未进行适当披露；
• 违反公司政策、行为准则或内部控制；
• 故意隐瞒与上述任何事项相关的信息；
• 与财务报告或审计相关的误导性或欺诈性行为；
• 侵犯健康、安全、环境或人权；以及
• 任何其他可能对公司造成经济或声誉损害的严重不当行为。

3.2

本政策不取代公司针对日常雇佣相关事宜的申诉政策，除非此类事宜涉及严重不当行为或违法行为。

4.1

可通过以下任何渠道提交报告：

• Functional Heads
• Any member of the Governance Panel (Finance Director / HR Manager)
• Any member of the Whistleblower Management Committee (CEO, COO, CRO)

4.2

举报最好以书面形式提交，使用举报人举报表（附件 1），但如果举报人不愿意提交书面举报，也可以进行口头举报。

5.1

所有举报都将严格保密，并仅在必要时才可知悉。举报人的身份将在法律允许的范围内得到最大程度的保护。

5.2

公司将根据适用的数据保护和隐私法律（包括GDPR、PDPA及同等效力的当地法规）处理所有个人数据。如需跨境数据传输，公司将采取适当的保障措施。

6.1

公司严禁对任何出于善意举报问题或参与调查的举报人进行报复。

6.2

报复行为包括但不限于解雇、降职、停职、骚扰、恐吓、歧视或任何其他不利的就业行为。任何被发现参与报复行为的员工都将受到纪律处分，直至解除劳动合同。

7.1

所有举报都将得到及时、公正和独立的评估和调查。调查可由举报人委员会、治理小组或独立的外部机构进行，具体取决于指控的性质。

7.2

公司将尽合理努力及时完成调查，具体时间视案件的复杂程度而定。在适当情况下，公司会将调查结果告知举报人，以便结案。

8.1

本公司接受并评估匿名举报。虽然匿名举报可能会限制本公司进行全面调查的能力，但对于提供足够细节或可信证据的举报，本公司将予以审查，并可酌情决定是否展开调查。

9.1

出于善意而作出的、事后被证实不实的举报不会导致纪律处分。但是，故意捏造、恶意或不怀好意的举报，可能会根据《员工手册》和适用法律受到纪律处分。

10.1

与举报报告和调查有关的记录应至少保留五 (5) 年，或在适用法律要求的情况下保留更长时间。

11.1

不遵守本政策可能会导致纪律处分，直至解除劳动合同，具体处分依据员工手册和适用法律。

11.2

本政策应根据举报发生地的适用当地法律法规进行解释。如有冲突，应适用对举报人保护的更高标准。

11.3

本政策由公司定期审查，并可能定期修订，以确保本政策的稳健性，并反映公司运营或流程或适用法律和标准的任何变化。